Pour cela, elle devra obtenir une autorisation délivrée par le maire indiquant la catégorie et déclarer l’ouverture du débit à la recette locale des impôts. Sur ce point, l’article L. 3334-2 du Code de la santé publique précise que " les associations qui établissent des cafés ou débits de boissons pour la durée des manifestations publiques qu’elles organisent ... doivent obtenir l’autorisation de l’autorité municipale dans la limite de cinq autorisations annuelles pour chaque association. Dans les débits et cafés ouverts dans de telles conditions, il ne peut être vendu ou offert, sous quelque forme que ce soit, que des boissons des deux premiers groupes " (boissons sans alcool ou boissons fermentées non distillées ).
Le spectacle doit également être déclaré à la gendarmerie ou au commissariat de police.
Une instruction du 16 octobre 1991 a supprimé la demande préalable d’exonération de TVA dans le cas des 6 manifestations de bienfaisance et de soutien ainsi que l’obligation de produire, dans les 30 jours, le relevé détaillé des opérations prévu par l’article 242 octies (ann. II) du Code général des impôts. Cependant, l’association doit, même pour ces 6 manifestations exonérées, établir ce détail et le conserver en cas de contrôle afin de pouvoir justifier, le cas échéant, des recettes et des dépenses générées par chaque manifestation.
Si l’association est amenée à organiser un spectacle vivant alors que ce n’est pas son activité principale, elle doit s’acquitter, auprès du GUSO (guichet unique du spectacle occasionnel), de toutes ses obligations légales liées à l’embauche et à l’emploi d’un (ou plusieurs) salarié du spectacle vivant.
Les dirigeants de l’association devront enfin, en prévision du spectacle ou de la manifestation qu’ils organisent :
– faire le point sur les assurances nécessaires, sachant que, selon les situations, il faudra soit demander une extension du contrat d’assurance en cours, soit souscrire une assurance spécifique ;
– le cas échéant, interroger les services compétents (notamment mairie et pompiers) sur les mesures de sécurité à prendre dans la perspective de l’accueil du public.