Pour éviter un déséquilibre, il est fondamental de réfléchir en amont à l’arrivée de la première personne salariée dans l’association et de préparer son arrivée. Les responsables de l’association doivent au préalable :
- s’interroger sur la pertinence de l’arrivée du / de la salarié·e
- déterminer les obligations qui incombent à tout employeur
- apprendre à exploiter les modalités d’accompagnement et d’aides.
Pertinence de la première embauche
Il est fondamental de déterminer son projet associatif avant tout recrutement. Véritable outil de pilotage, il orientera vos actions conformément à sa vision et ses valeurs.
Avant d’embaucher une personne pour la première fois, il faut se poser la question de la pertinence de l’embauche (but, montée en expertise), c’est-à-dire à quel besoin répond l’embauche d’un·e salarié·e. Quel sera son rôle ? Est-ce que le nombre de bénévoles suffisent ? Est-ce que de nouvelles compétences sont nécessaires pour servir mon projet associatif ? Quel est mon objectif ? Mon programme d’action ?
Il est important également de se questionner sur la place dans l’organigramme de la personne salariée, ses missions, les moyens mis à sa disposition (bureau, ordinateur), et de déterminer l’autorité hiérarchique de référence.
Prendre le temps de rédiger une fiche de poste afin de détailler les missions du / de la futur·e salarié·e. Véritable outil de gestion, la fiche de poste vous aidera à communiquer avec votre salarié·e. Une réflexion est également nécessaire, au préalable pour déterminer le niveau de diplôme requis, (par exemple dans le domaine du sport un diplôme d’état est nécessaire), réfléchir au salaire, au plan de financement…
Enfin, il est important de clarifier les rôles de chacun·e : l’association fonctionne avec un système démocratique, en associant tous les membres aux décisions. Les décisions sont dites « collégiales » et la gestion est désintéressée. Les responsables doivent donc pouvoir associer les bénévoles, les élu·es mais aussi les salarié·es aux mécanismes de décisions et surtout d’éclairer les rôles de chacun·e afin que tout le monde puisse trouver sa place.
Obligations liées à l’emploi
L’association qui accueille pour la première fois un·e salarié·e doit procéder à quelques démarches administratives :
- Faire la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) relative à la personne salariée mais aussi à votre nouveau statut d’employeur (visite médicale, immatriculation en qualité d’employeuse au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage)
- Établir un registre du personnel : qui répertorie les embauches de l’association dans un ordre chronologique, et indique les informations relatives aux personnes salariées (son identité, sa carrière et son contrat de travail)
- Adhérer à une caisse de retraite complémentaire . Le site de l’Agirc-Arrco répertorie les différentes caisses auxquelles vous pouvez adhérer
- Faire bénéficier à tou·tes les salarié·es d’une complémentaire santé d’entreprise
- Déterminer la convention collective nationale (CCN) dont dépend l’association, par exemple la convention nationale du sport, de l’animation (Eclat), ou du spectacle vivant (SADEAQ). Il existe deux types de conventions collectives : celles dites « étendues » qui s’appliquent tout de suite dans sa globalité et celles dites « non étendues » qui laissent la possibilité de l’appliquer à son association
- Assurer la formation de chaque salarié·e (OPCO)
- Déterminer le type de contrat de travail (CDD, CDI) ainsi que le volume d’activité (temps partiel, temps plein), et les horaires de travail
- Veiller à une régularité mensuelle du versement du salaire
Qui peut m’accompagner et m’aider ?
Acteurs associatifs
Les têtes de réseaux associatives ont développé une fonction ressource sur le sujet, mais également les maisons des associations et les mouvements régionaux (fonction d’accompagnement ou d’orientation).
Dispositifs nationaux
- Réseau Guid’Asso : centres de ressources qui accompagnent les démarches des associations. Localisez les centres de ressources les plus proche de chez vous.
- Impact Emploi : offre de l’Urssaf pour gérer l’emploi associatif. Ce logiciel est mis gratuitement à disposition de tiers de confiance qui réalisent les actions de paie et déclarations pour le compte d’association. Si vous êtes une association et que vous souhaitez déléguer une gestion de la paie à un tiers de confiance via ce dispositif cliquez sur le lien pour retrouver la liste des tiers de confiance.
- Chèque emploi associatif : offre de service Urssaf pour favoriser l’emploi en milieu associatif qui permet aux associations d’effectuer en toute simplicité les formalités administratives liées à l’emploi des salariés. Le CEA facilite le paiement du salarié (via le chéquier transmis) et les déclarations et paiements des cotisations et contributions sociales.
- Dispositifs locaux d’accompagnement (DLA) : ils accompagnent gratuitement les structures d’utilité sociale dans le développement de leurs emplois et de leurs projets (dans une optique de consolidation).
Syndicats employeurs
Ils sont à identifier en fonction de la branche de la convention collective (Hexopée, Nexem…)
Acteurs publics
- État : direction départementale de l’économie et des solidarités (DDEETS) et direction départementale à la vie associative (SDJES)
- Services de l’emploi : France Travail, Mission locales, APEC.
Quelles sont les aides dont je peux bénéficier ?
Aides de l’État mobilisables dans le cadre d’un premier emploi
- Parcours emploi compétences (PEC) : dispositif pour les personnes éloignées de l’emploi
- Emplois francs : aide à l’embauche de salarié·es résidant dans un quartier prioritaire de la politique de la ville
- Alternance : aide en direction des plus jeunes pour leur transmettre un métier
- Contrat adulte-relais : dédié au secteur non lucratif
Pour en savoir plus sur les différents dispositifs, consultez l’article dédié.
Autres dispositifs
- Opérateurs de compétences : ils financent l’apprentissage, aident les branches à construire les certifications professionnelles et accompagnent les associations pour définir leurs besoins en formation.
- Aides sectorielles : Fonpeps, Agence Nationale du sport (ANS), Fonjep
- Aides régionales : CAP Asso (CVL), CREAP (HDF)
- France Active : une structure qui peut notamment vous aider à financer votre premier emploi et vous accompagner (antennes locales).